Extra orderpickcapaciteit regelen zonder uw proces om te gooien

De snelste manier om extra capaciteit productief te maken, is door het werk op te delen. Wijs de eenvoudigste, meest repetitieve orderpicktaken toe aan de ondersteunende teams. Denk aan het picken van volle dozen, 'fast-moving' artikelen die op goed bereikbare locaties liggen, of orders met slechts één orderregel. Door deze taken te isoleren, kunnen nieuwe krachten zich op een beperkt aantal handelingen en locaties focussen, wat de inwerktijd aanzienlijk verkort en de kans op fouten reduceert.

Uw eigen, ervaren medewerkers kunnen zich dan concentreren op de complexere opdrachten: orders met veel verschillende artikelen, 'each-picks', producten die extra zorg vereisen of taken die meer systeemkennis vergen. Deze taakverdeling zorgt ervoor dat de algehele productiviteit stijgt, terwijl de risico's beperkt blijven. De specialisatie per team – het ene op volume, het andere op complexiteit – creëert een efficiëntere flow in het hele warehouse.

• Orders met één productsoort (single-line orders)
• Volle colli of dozen (case picking)
• Producten met een hoge omloopsnelheid (fast movers)
• Picks vanaf gemakkelijk bereikbare locaties (bijv. onderste niveaus)
• Batch-picking van identieke producten voor meerdere orders

De angst dat extra teams niet met uw Warehouse Management Systeem (WMS), scanners of voice-picking systemen kunnen werken, is een veelvoorkomend obstakel. De oplossing is echter niet om uw systemen aan te passen, maar om te kiezen voor ondersteuning die zich aan uw systemen aanpast. Ervaren logistieke teams zijn gewend om met uiteenlopende hardware en software te werken. Een korte, duidelijke instructie over uw specifieke setup is vaak al voldoende.

Zorg ervoor dat u vooraf de basisfunctionaliteiten doorneemt: hoe een order te starten, een pick te bevestigen en een fout te melden. Professionele handlingteams begrijpen de logica achter deze systemen en hebben weinig tijd nodig om de specifieke commando's of schermindeling van uw WMS onder de knie te krijgen. Dit voorkomt dat u moet terugvallen op papieren picklijsten, wat de efficiëntie en nauwkeurigheid juist zou verlagen en uw proces zou verstoren.

Een langdurig inwerktraject is onwenselijk tijdens een piekperiode. De sleutel tot snelle inzetbaarheid is een korte, praktische en visuele instructie. Vermijd lange presentaties en focus op wat direct relevant is voor de taak. Begin met een korte rondleiding langs de belangrijkste locaties: de toegewezen pickzones, de afgiftepunten voor volle pallets of karren, de laadstations voor scanners en de pauzeruimte. Loop vervolgens samen één complete orderpickcyclus door, van het ontvangen van de opdracht tot het afleveren van de gepickte goederen.

Ondersteun de instructie met visuele hulpmiddelen. Een gelamineerde plattegrond van de relevante zones, een A4'tje met de meest voorkomende foutcodes of een lijst met belangrijke aandachtspunten kan wonderen doen. Wijs daarnaast een vast aanspreekpunt aan op de werkvloer. Zo hebben de extra krachten één centraal punt voor vragen, wat voorkomt dat ze verschillende medewerkers storen en tegenstrijdige informatie krijgen.

• Een duidelijke plattegrond van de werkzone.
• Visuele voorbeelden van labels en documenten.
• Een 'buddy-systeem' voor de eerste paar orders.
• Een overzicht van de meest voorkomende uitzonderingen.
• De contactpersoon voor vragen en problemen.
• Stapsgewijze instructie voor het gebruik van scanners of voice-systemen.

Meer handen op de vloer betekent een groter risico op fouten. Het is echter inefficiënt om elke individuele orderpicker apart te controleren. Een betere strategie is om de kwaliteitscontrole te centraliseren op een logisch punt in het proces, meestal bij het inpak- of verzendstation. Hier kan een ervaren medewerker of een aangewezen controleur de gepickte goederen van meerdere orderpickers controleren voordat ze definitief worden verwerkt. Deze controleur focust op de meest kritieke aspecten: het juiste artikel (SKU), de juiste hoeveelheid en eventuele zichtbare schade.

Deze aanpak heeft meerdere voordelen. De orderpickers kunnen zich volledig op snelheid en efficiëntie richten, omdat ze weten dat er een controlemoment volgt. De controle zelf wordt uitgevoerd door iemand met diepgaande product- en proceskennis, wat de pakkans op fouten verhoogt. Bovendien fungeert dit centrale punt als een feedback-loop: als een bepaalde picker vaker fouten maakt, kan dit direct worden teruggekoppeld voor extra instructie. Zo borgt u de kwaliteit zonder het pickproces zelf te vertragen.

Om te weten of de extra capaciteit het gewenste effect heeft, is het essentieel om prestaties vanaf het eerste moment te meten. Focus op een paar eenvoudige, maar cruciale Key Performance Indicators (KPI's). De meest voor de hand liggende zijn het aantal picks per uur en het foutpercentage (accuracy rate). Deze data, die vaak direct uit uw WMS te halen is, geeft een objectief beeld van de productiviteit en kwaliteit.

Analyseer deze gegevens niet pas achteraf, maar gebruik ze voor dagelijkse bijsturing. Ziet u dat de pick-snelheid in een bepaalde zone achterblijft? Misschien is de looproute niet logisch of zijn de instructies onduidelijk. Een stijging in het foutpercentage bij een specifiek team? Wellicht is er extra aandacht nodig voor het scannen of het lezen van de picklijst. Door kort op de bal te spelen, kunt u kleine problemen oplossen voordat ze groot worden en zorgt u ervoor dat de inzet van het ondersteunende team optimaal rendeert.

• Aantal orderregels gepickt per uur.
• Nauwkeurigheidspercentage (aantal correcte picks / totaal aantal picks).
• Tijd per order (van start tot afronding).
• Eventuele wachttijden bij afgiftepunten.
• Aantal veiligheidsincidenten of bijna-ongevallen.

Een groot voordeel van externe logistieke ondersteuning is de schaalbaarheid. Pieken in orderpicken zijn zelden de hele dag of de hele week even hoog. Met een eigen handlingteam kunt u de capaciteit afstemmen op de daadwerkelijke behoefte. Heeft u op basis van uw forecast op dinsdagochtend een extra team nodig en op donderdagmiddag niet? Dat is regelbaar. Deze flexibiliteit voorkomt dat u betaalt voor onbenutte capaciteit op rustige momenten.

Bespreek de mogelijkheden om de teamgrootte per dag of zelfs per dagdeel aan te passen. Een professionele partner kan hierin meedenken en zorgen voor de juiste bezetting op het juiste moment. Dit stelt u in staat om efficiënt om te gaan met de fluctuaties in uw orderstroom, of deze nu worden veroorzaakt door seizoensinvloeden, marketingacties of andere onvoorspelbare factoren. U behoudt de controle en zorgt ervoor dat de kosten in verhouding staan tot de geleverde prestaties, zonder uw eigen vaste team te overbelasten of onnodig uit te breiden.