Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

DL Stuwadoors B.V., gevestigd aan Rietbaan 2, 2908 LP Capelle ad IJssel, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42182344, is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in deze verklaring.

Voor privacyvragen of een verzoek over uw gegevens: info@dlstuwadoors.com of +31 (0)85 060 11 83. Deze verklaring geldt voor bezoekers, contactpersonen van opdrachtgevers, sollicitanten en medewerkers die onze website of het portaal gebruiken.

2. Welke gegevens ontvangen wij?

• Aanvragen en contact: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, gewenste datum, werklocatie, bericht en de pagina waarop de aanvraag is gedaan.
• Opdrachten: zakelijke contact- en factuurgegevens, afspraken over werkzaamheden, projectplanning, teambezetting, urenregistratie en correspondentie. Namen of contactgegevens kunnen ook van uw werkgever of onze opdrachtgever afkomstig zijn.
• Sollicitaties: naam, telefoonnummer, e-mailadres, woonplaats, opgave van rijbewijs, beschikbaarheid, ervaring en toelichting.
• Medewerkers: profiel- en accountgegevens, functie, startdatum, beschikbaarheid, ingeplande werkzaamheden, uren en eventueel profielfoto, bankrekeningnummer en personeelsdocumenten. Identiteitsgegevens en een BSN verwerken wij uitsluitend voor zover wettelijk vereist; niet via een openbaar contactformulier.
• Technisch gebruik: IP-adres en technische verzoek- of foutgegevens kunnen worden verwerkt door de hosting- en beveiligingsdiensten. Accountomgevingen gebruiken daarnaast sessiegegevens en lokale opslag voor aanmelden en navigatie.

3. Doelen en wettelijke grondslagen

• Uw aanvraag beantwoorden en een opdracht voorbereiden: noodzakelijke stappen op uw verzoek vóór een overeenkomst, als u zelf contractpartij bent. Voor contactpersonen van zakelijke klanten is de grondslag ons gerechtvaardigd belang bij zakelijke communicatie.
• Werk plannen, uitvoeren en factureren: uitvoering van de overeenkomst met u, of ons gerechtvaardigd belang bij uitvoering van een zakelijke opdracht wanneer u contactpersoon bent. Fiscale administratie berust op een wettelijke verplichting.
• Sollicitaties beoordelen: stappen vóór een mogelijke arbeidsovereenkomst op uw verzoek. Bewaren voor toekomstige vacatures kan uitsluitend met afzonderlijke toestemming, die u kunt intrekken.
• Personeelsadministratie en het portaal: uitvoering van de arbeids- of andere toepasselijke overeenkomst en wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld loonadministratie en identificatie. Voor veilige toegangscontrole en operationele afstemming gebruiken wij gerechtvaardigde belangen.
• Beveiliging, incidentonderzoek en juridische aanspraken: ons gerechtvaardigd belang om systemen, medewerkers, klanten en eigendommen te beschermen. Wij wegen daarbij uw privacybelang af en verwerken niet méér dan noodzakelijk.

Een aanvraag of sollicitatie is geen toestemming voor nieuwsbrieven of advertentietracking. Waar toestemming nodig is, vragen wij die afzonderlijk. Wij nemen geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die voor u juridische of vergelijkbare belangrijke gevolgen hebben.

4. Wat moet u wel en niet verstrekken?

Een naam, e-mailadres en relevante toelichting zijn nodig om een aanvraag te behandelen; het sollicitatieformulier vraagt daarnaast bereikbaarheid en werkgerelateerde informatie. Zonder noodzakelijke gegevens kunnen wij niet goed reageren of de overeenkomst uitvoeren. Verstrek geen medische gegevens, BSN, identiteitskopie of andere gevoelige informatie via de openbare formulieren. Alleen voor een wettelijke identificatieplicht vragen wij identiteitsdocumenten via een daarvoor bestemde, afgeschermde werkwijze.

5. Met wie delen wij gegevens?

Gegevens zijn alleen bestemd voor personen en dienstverleners die ze voor hun taak nodig hebben. Het platform gebruikt Lovable Cloud voor applicatie en gegevensopslag en de gekoppelde Google Mail-account voor correspondentie en formulierbevestigingen. Een aanvraag wordt opgeslagen en per e-mail verwerkt. Daardoor kunnen kopieën ook in de mailbox aanwezig zijn.

• Bevoegde medewerkers die aanvragen, planning, administratie of personeelszaken behandelen.
• Opdrachtgevers en locatieverantwoordelijken, uitsluitend voor noodzakelijke werkafstemming of toegangscontrole. Wij delen niet standaard personeelsdossiers, bankgegevens of identiteitskopieën met klanten.
• Hosting-, e-mail- en andere ingeschakelde ondersteunende dienstverleners voor zover hun werkzaamheden dit vereisen, met passende afspraken over hun rol en vertrouwelijkheid.
• Accountants, adviseurs, verzekeraars of bevoegde instanties wanneer dit noodzakelijk is voor administratie, een aanspraak of een wettelijke verplichting.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Als wij voor een specifieke opdracht uitsluitend in opdracht van een klant persoonsgegevens verwerken, moeten de rollen en zo nodig een verwerkersovereenkomst vooraf afzonderlijk worden vastgelegd.

6. Doorgifte buiten de EER

Dienstverleners voor hosting en e-mail kunnen internationaal opereren. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte is alleen toegestaan met een toepasselijk adequaatheidsbesluit of andere geldige waarborg, zoals de Europese standaardcontractbepalingen en waar nodig aanvullende maatregelen. Een beroep op het EU–US Data Privacy Framework kan alleen voor een daarvoor gecertificeerde ontvanger en de relevante verwerking. De gebruikte leveranciers, locaties en waarborgen moeten per dienst worden gecontroleerd; wij claimen niet dat alle gegevens uitsluitend in Nederland blijven. U kunt via ons contactadres informatie over de toepasselijke waarborgen opvragen.

7. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel, een wettelijke verplichting of een concrete juridische aanspraak. De volgende uitgangspunten gelden:

• Aanvragen zonder opdracht: verwijderen zodra opvolging niet meer nodig is; correspondentie voor een concreet geschil kan langer noodzakelijk zijn. Er is geen onbeperkte bewaartermijn voor losse aanvragen.
• Opdrachten en facturen: de fiscale basisadministratie wordt in beginsel zeven jaar bewaard. Dit betekent niet dat ieder bericht of elk personeelsdocument zeven jaar moet blijven staan.
• Afgewezen sollicitaties: uiterlijk vier weken na afronding van de procedure verwijderen, tenzij u afzonderlijk toestemming geeft voor maximaal één jaar bewaren voor toekomstige vacatures.
• Personeelsgegevens: per document geldt de relevante arbeidsrechtelijke of fiscale termijn. Verplichte identiteitskopieën voor de loonadministratie worden ten minste vijf kalenderjaren na het kalenderjaar van uitdiensttreding bewaard. Overige documenten worden verwijderd zodra hun doel en eventuele wettelijke bewaarplicht vervallen.
• Technische gegevens en back-ups: alleen zolang nodig voor beveiliging, herstel en bedrijfscontinuïteit, volgens de toepasselijke leveranciersinstellingen. Verwijdering uit actieve systemen moet ook worden meegenomen bij herstel uit back-ups.

Deze termijnen gelden ook voor kopieën in e-mail en documentenopslag. Het portaal heeft niet voor alle gegevens automatische verwijdering; een beheerder moet de termijnen dus actief bewaken en uitvoeren.

8. Beveiliging en incidenten

De accountomgeving gebruikt toegangscontrole en rollen; personeelsdocumenten hebben een afgeschermde opslag en zijn via het documentenbeheer bestemd voor bevoegde beheerders. Wij streven naar passende technische en organisatorische beveiliging, waaronder minimale toegang, veilige overdracht en zorgvuldige behandeling van bestanden. Geen enkele beveiligingsmaatregel kan een absolute garantie geven.

Een vermoedelijk gegevenslek kunt u direct melden op info@dlstuwadoors.com. Bij een incident moet worden beoordeeld of melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokken personen nodig is. Waar de AVG dat vereist, geldt voor melding aan de toezichthouder een termijn van 72 uur nadat wij kennis hebben gekregen van het datalek.

9. Cookies, lokale opslag en lettertypen

De eigen websitecode bevat momenteel geen advertentiepixels of marketing-analysetags. De accountomgeving gebruikt functionele opslag voor aanmelding, de laatst bezochte pagina en menuvoorkeuren. Technisch noodzakelijke opslag vraagt geen trackingtoestemming. Niet-noodzakelijke tracking mag pas na geldige toestemming worden ingeschakeld.

De website laadt lettertypen van Google Fonts. Uw browser maakt hiervoor verbinding met Google; daarbij ontvangt Google onder meer het IP-adres en technische verzoekgegevens. Zie ook het privacybeleid van Google. Platform- of leveranciersinstellingen kunnen aanvullende technische verwerking veroorzaken; de afwezigheid van marketingtags in onze code is geen garantie dat derden geen technische gegevens verwerken.

10. Uw AVG-rechten

U kunt, binnen de wettelijke voorwaarden, verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang. Toestemming kunt u altijd intrekken; dit verandert niet de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

Stuur uw verzoek naar info@dlstuwadoors.com. Wij kunnen proportionele aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen; stuur niet uit eigen beweging een volledige identiteitskopie. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij complexe of meerdere verzoeken kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; wij informeren u daarover binnen de eerste maand.

Verwijdering is niet altijd mogelijk, bijvoorbeeld bij een wettelijke bewaarplicht. U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Neem gerust eerst contact met ons op, maar dat is niet verplicht.

11. Wijzigingen en toelichting

Bij een verandering van de gegevensverwerking passen wij deze verklaring aan. De versiedatum staat bovenaan. Deze verklaring geeft informatie over gegevensgebruik; zij is geen toestemming en geen bewijs van volledige AVG-naleving. De onderliggende leveranciersafspraken, bewaartermijnen en interne procedures moeten aansluiten op de feitelijke bedrijfsvoering.